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A importância da gestão de documentos para pequenas empresas

A gestão de documentos é um conjunto de práticas adotadas para controlar toda a documentação. Seja impresso ou digital, o objetivo é que todos os documentos estejam sempre disponíveis, seguros e adequados para uso.

Com isso em mente, podemos definir padrões de classificação e agrupamento dos documentos. O intuito é que o acesso seja ágil e simples! Você deve conhecer o ditado popular que diz que “menos é mais” e podemos aplicar esse conceito na gestão dos documentos.

Dominar os princípios básicos que irão consolidar as informações de forma simples já é um grande passo para que o crescimento seja possível. E até planejado nas organizações.

Para o crescimento de uma pequena empresa, um excelente ponto de partida é olhar para esses, que são fundamentos de qualquer empreendimento de sucesso.

Acredite, todo grande monumento da história teve um ponto de partida e só está vivo hoje por ter um alicerce sólido e confiável!

Benefícios de uma gestão de documentos eficiente

A gestão adequada dos documentos da sua organização pode proporcionar diversos benefícios. Abaixo, apresento algumas das vantagens que estão relacionadas a uma gestão eficiente da documentação da sua empresa.

Aumento da eficiência operacional

Não gaste tempo buscando seus documentos em e-mails e máquinas! Com acesso rápido e centralizado às informações mais importantes, é possível otimizar a operação. Dessa forma, abre-se espaço para direcionar o foco para atividades que geram mais valor.

Melhoria na organização e na produtividade da equipe

A gestão de documentos também contribui para que a equipe possa tornar sua comunicação e organização mais eficiente, fortalecendo a produtividade. Esse ponto, alinhado com uma cultura organizacional que valoriza a comunicação clara, será um enorme diferencial.

Redução de riscos legais e custos

Uma gestão de documentos eficiente reduz as chances de perdas de documentos. Isso conta muito, tanto para a regulamentação da empresa, como para economia financeira.

Não devemos fazer os processos com qualidade apenas para adequarmos as regulamentações. Não podemos esquecer que a qualidade também representa um grande diferencial no mercado.

Registro de históricos

A partir do momento em que temos acesso a dados e registros sobre acontecimentos e decisões tomadas anteriormente, é possível analisar de forma mais ampla o cenário, visando não cometer os mesmos erros assumidos no passado. A capacidade de consultar essas informações é uma ferramenta valiosa!

Desafios da gestão de documentos em pequenos negócios

A gestão de documentos na sua empresa pode ser um tanto desafiadora, dependendo da complexidade e do contexto em que está inserida. Algumas das dificuldades que podem ser enfrentadas são:

Falta de organização

Quando não existe um padrão para organização dos documentos, a busca e recuperação de documentos pode ser mais difícil. Isso pode te levar a correr grandes riscos de perda de informações cruciais.

Dessa forma, acabamos criamos obstáculos para funcionários que buscam acessar rapidamente documentos relevantes. Ou seja, isso pode resultar em perda de tempo e eficiência operacional.

Riscos de Conformidade

A falta do controle adequado de documentos pode representar brechas para processos da organização. Os documentos que não são controlados, podendo ser manipulados de maneira inadequada. Além disso, aumentam os riscos de atividades fora da conformidade, gerando penalidades financeiras e desafios legais.

Segurança de Dados

Estabelecer diretrizes claras para nomenclatura, estrutura de pastas e categorização dos documentos não apenas melhora a eficácia operacional. Essas atividades também contribuem para a preservação da integridade e segurança das informações corporativas.

Ao seguir diretrizes sólidas e integrar práticas de gestão documental seguras, as empresas fortalecem sua postura contra ameaças internas e externas, preservando a confiança dos clientes, cumprindo regulamentações de privacidade e mantendo a reputação da organização.

Informações desatualizadas

Uma gestão de documentos ineficiente pode resultar na desatualização de informações essenciais para uma empresa.

Quando os documentos não são gerenciados de maneira eficaz, várias situações podem levar circulação de informações ultrapassada. Isso pode comprometer a precisão e a relevância dos dados corporativos.

Se não houver um sistema claro para acompanhar as alterações, correções ou revisões em documentos importantes, os funcionários podem utilizar versões antigas. Outro risco relacionado a esse desafio é que colaboradores podem ser levados a tomarem decisões baseadas em informações ultrapassadas.

Espaço físico

Conforme sua empresa se desenvolve, com certeza você irá notar que o espaço que a estrutura da empresa passará a exigir só irá aumentar.

Ao optar pelo armazenamento físico dos documentos ter espaços extensos e com boas condições de armazenamento será uma necessidade importantíssima. Para isso, é necessário contar com recursos que uma pequena empresa, muitas vezes, não tem a disposição.

Como começar a gestão de documentos na sua pequena empresa?

Depois de todas as informações que repassamos aqui, fica claro o papel e relevância de uma gestão confiável dos documentos.

Separamos alguns passos simples que podem aplicar o quanto antes ao seu pequeno empreendimento e vê-lo crescer a partir das práticas aplicadas!

• Avalie suas necessidades: Quais são os tipos de documentos que devem ser gerenciados? Quais os requisitos legais que devem ser atingidos?
• Estabeleça políticas e procedimentos de documentação: Definir as diretrizes de criação, revisão e aprovação de documentos;
• Identifique quem serão as partes interessadas: Envolverá múltiplos setores dentro da empresa?
• Organize um sistema de arquivamento: Facilitará a localização e classificação dos documentos;
• Atualize o sistema com novas informações sempre que necessário: Mantendo os documentos atualizados e prontos para utilização;
• Treinamento e conscientização: Capacite a sua equipe acerca dos critérios estabelecidos e como será o trabalho.
• Proteja seus documentos: Certifique-se de que apenas aqueles que realmente precisam acessar documentos o façam, garantindo que não serão usados de forma indevida.

Qualitfy: gestão de documentos em uma única solução

A partir de uma necessidade identificada, temos a tendência de buscar formas de solucionar e facilitar a vida mediante a dificuldade.

A manutenção da qualidade é um nicho que foi alcançado pela tecnologia. Hoje já existem opções para que a sua gestão documental seja facilitada e automatizada a partir de softwares.

O Qualitfy é um software que foi construído com o foco voltado para os principais objetivos e desafios das pequenas empresas. Dessa forma, ele é o uma excelente opção para que sua empresa cresça e tenha resultados concretos!

Pensando em apoiar esse crescimento, a ForLogic está com uma oferta especial para a contratação do Qualitfy em parceira com o Saber Gestão.

É o momento ideal para dar os primeiros passos para a implementação e aprimoramento do gerenciamento de documentos. Adquirindo dois módulos Qualitfy (com 10 usuários), você também terá 3 acessos à plataforma Saber Gestão, por R$ 750,00 reais. Clique aqui e saiba mais sobre essa oferta única.

Dê a partida a essa jornada de excelência a partir da gestão de documentos!

Atualmente, a informação é, sem dúvida, o nosso bem mais precioso. Ter os métodos corretos para gerenciá-la não se trata apenas de uma escolha sábia, mas é “A escolha” que vai consolidar todo o futuro da organização.

Por: Tauany G. Yoshida Analista de Atendimento na ForLogic

Fonte: Blog da Qualidade